La solución para ser efectivo con el uso del tiempo

De todas las posibles técnicas que has leído en este blog sobre la gestión de la productividad personal, existe una que sobre todas ellas destaca. Una técnica para ser efectivo con el uso del tiempo, que incluso después de muchos años gestionando mi propia productividad, me salto, sin darme cuenta, algunas veces. Es de lo más difícil… y efectiva si la pones en práctica.

La técnica tiene lo suyo, no por compleja, sino porque cuando no somos capaces de ponerla en práctica nos autosaboteamos y perdemos resultados. De ahí que tenga tanta importancia y de ahí que la llame “la solución” porque realmente lo es.

Para introducirnos en el tema, podríamos decir que dentro de nosotros habitan muchos personajes, o muchas formas de actuar diferentes, de acuerdo al momento del día, la motivación, la tarea a ejecutar, etcétera. Dentro de ti hay un gran creativo, un gran artesano, un gran comercial, un juez crítico contigo mismo…

Seguramente estarás de acuerdo conmigo en que no siempre actuamos igual en lo que se refiere a productividad. Por ejemplo ¿cuántas noches te has acostado diciendo “Mañana voy a madrugar mucho para hacer deporte a primera hora del día?” y al día siguiente no has hecho tal deporte porque no te apetecía. ¿Cuántos años has empezado con los típicos propósitos de principio de año y no los has cumplido?

Digamos que en la situación anterior han actuado dos personajes que hay dentro de ti: el “yo más productivo” y que piensa en el largo plazo “Mañana madrugo y salgo a correr caiga quien caiga”, sabiendo que eso será bueno para su futuro. Y también ha actuado tu “yo más cómodo” cuando te has despertado a las 6:30 y tenías que ponerte el calzado para salir a correr. Ese yo más cómodo te ha dicho cosas como “Hoy estás muy cansado/a”, “Hace demasiado frío a esta hora”, “¿correr? ¡Si todavía no ha salido el sol!”

El problema es que hay un conflicto entre distintas partes de ti, y por esto acabas saboteándote…

La mejor técnica para ser efectivos

La cuestión o la técnica de la que te voy a hablar hoy tiene que ver precisamente con eliminar el conflicto. Con saber que hay un tiempo para planificar («Quiero salir a correr mañana») y un tiempo para hacer («es hora de salir a correr y salgo. Punto»)

La técnica consiste en no confundir estos dos tiempos, en no mezclar. No puedo decidir si voy a salir a correr o no, nada más levantarme, porque seguramente no salga ¿te suena? Algo así lo tengo que decidir la noche anterior o el mismo Domingo, día en el que planifico los días que haré deporte la semana que empieza.

En la gestión del tiempo de nuestro día pasa esto mismo, repetidas veces al día. Decimos “Mañana voy a hacer…” y luego no lo cumplimos. O decimos “Mi plan para hoy es…” y tampoco lo cumplimos:

• Permitiendo que otras tareas se cuelen entre las que hemos planificado.
• Ejecutando otras tareas diferentes a las que hemos planificado.
• Perdiendo el tiempo en lugar de ponernos con lo importante.

De ahí que sea tan importante ceñirse a la agenda o al plan que has diseñado.

Hay un tiempo para planificar y un tiempo para hacer.

No planifiques cuando estás ejecutando, porque eso hará que te pongas con todo menos con lo importante.

No ejecutes mientras estás planificando porque esto hará que no puedas mirar con perspectiva sobre lo que merece la pena ser atendido en este momento.

Los mejores profesionales que conozco actúan de esta forma, evitan sabotearse a ellos mismos, haciendo cada cosa a su tiempo, sin mezclar planificación y ejecución.

Por ejemplo, si me pongo a contestar correos nada más ponerme delante de mi ordenador, estoy incumpliendo la norma. Estoy ejecutando cuando tendría que estar planificando.

Si me pongo a cambiar de tareas mientras estoy con una tarea importante, también estoy incumpliendo la norma, me estoy saltando mi propio plan. En el terreno práctico es algo así como despertarse a las 6:30 y decir “Uf… ahora no es momento de salir a correr”.

El ejemplo de salir a correr es muy claro y práctico, a pocas personas les pone las pilas hacerlo a primera hora, con frío, de noche y sin nada en el estómago. De ahí que salir a correr sea una de esas tareas a hacer sin pensar, pensándola la noche anterior o el día anterior, pero no el momento de tener que hacerlo.

Seguro que tú también tienes ese tipo de tareas en tu agenda… tareas que planificas y luego no cumples porque tú mismo/a te saboteas ¿verdad?

Por este motivo mi recomendación es clara, y no va de broma. Te está pasando seguro, y está ocurriéndole a una buena parte de las personas que conozco. Por eso la llamo la técnica más efectiva de gestión del tiempo:

Para ser efectivo con el uso del tiempo: Define un tiempo para planificar y un tiempo para ejecutar, pero no mezcles.

En productividad y gestión del tiempo, la mayor parte de los profesionales suspenden, porque lo dejan para luego, y estos son algunos datos:

Menos del 70% de los profesionales no utilizan un sistema de gestión del tiempo, aunque sea una simple planificación diaria con las prioridades. Estos se quedan a menos de la mitad de lo que podrían conseguir.

El 30% restante sí utiliza algún sistema de planificación, priorización de tareas semanal o diario. Estos se quedan al 80% de lo que podrían conseguir.

Pero sólo el 3% consigue ser fiel a ese sistema que utilizan, porque utilizan bien la técnica que te propongo, y sus resultados son sorprendentes. Es decir, de cada 100 personas, sólo 3 son excelentes con la gestión del tiempo. Es un dato fruto de un estudio propio con investigaciones y entrevistas a más de 300 profesionales de cuello blanco de distintos sectores productivos.

Siendo así ¿quieres ser parte del 70% infraproductivo, del 27% productivo o del 3% superproductivo? Depende de ti y de tu fidelidad a un sistema útil de gestión del tiempo y sobretodo a esta técnica.

En breve podrás ver en la web de Excélitas los siguientes programas para el año que viene, el seminario intensivo “Gestiona tu tiempo y mejora tus resultados”, el programa que te hará más efectivo con el uso de tu tiempo (y de tu vida), lo realizaremos en diferentes ciudades, y si te interesa inscribirte, sólo tienes que enviar un mail a excelitas@excelitas.es para que te informemos en su momento.