La mejor técnica para aumentar la productividad casi un 60%

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Como sabes, la semana pasada estuve en el Monasterio de Poblet, es el lugar al que me suelo retirar dos veces al año para acabar o iniciar algún libro. En esta ocación he aprendido una técnica muy útil para aumentar la productividad personal, me gustaría comentártela…

El tema que me llevó a Poblet fue la traducción al castellano de una obra de David Clutterbuck «Everyone needs a mentor«, con quien en 2013 llegué a un acuerdo sobre la traducción de sus obras a nuestro idioma. Además de profundizar en un tema que me apasiona, he aprendido lo que no está en los escritos sobre productividad.

Antes de aumentar la productividad: analizar

El libro consta de unas 97.000 palabras (como diría cualquier universitario, «es un tocho»), es el doble de largo que cualquier de mis libros que suelen tener entre 40.000 y 50.000 palabras (los ingenieros tenemos la curiosa manía de contarlo todo). No conocía hasta esta ocasión el tiempo que tardo en traducir del inglés al castellano.

Los primeros días mi ritmo de traducción era de unas 7.500 palabras por día. Lo que se me hacía muy cuesta arriba porque eso significaba que traducir este libro me iba a costar más de 13 días de trabajo intensos. Algo difícil de colar en mi agenda un año como este y sangrante porque hay mucho por hacer y no quiero estar más de 100 horas traduciendo un libro. Aquí te dejo la bitácora de escritura de cada día de la semana pasada:

Como puedes ver divido el día en 4 momentos para escribir:

• Temprano: Por la mañana temprano tengo una hora y poco para escribir. Después de Laudes (7:00 a 7:30), suelo escribir hasta la hora del desayuno en el Monasterio que son las 8:45. Al que por cierto ya llego con el estómago más vacío que las tarjetas black de Caja Madrid. En Poblet desde las 19:30 hasta las 8:45 no se come nada.
• Mañana: La mañana me da para escribir unas 3 horas y media. Es el intervalo de tiempo entre las 9:15 y las 12:45.
• Tarde: La tarde me da para escribir unas 3 horas y media. Entre las 14:45 y las 18:30
• Visperas: Le llamo vísperas al periodo después de la cena (19:30) y el comienzo de la liturgua de las completas (20:15), lo que me da unos 30 minutos aprox para escribir.

Si miras la bitácora de escritura pensarás: César, ¿porqué un día como el martes traduces 7.300 palabras y el jueves 11.200?, ¿Si en realidad le has dedicado las mismas horas, ¿Es que estabas más inspirado o qué?, ¿habías bebido vino del monasterio?…

Nop, la clave no es la inspiración, sino la técnica que te voy a exponer a continuación:

La técnica que te hará mejorar tu productividad sí o sí

En un día cualquiera todos tenemos cientos de interrupciones, son grandes causas de la improductividad, algunas son involuntarias (cuando viene tu compañero de trabajo a quejarse del cretino de tu jefe) y otras son voluntarias (cuando decides sacar tu móvil para ver tu email, colocar algo en twitter, cuando llamas a alguien, etcétera).

• Las interrupciones involuntarias son difíciles de evitar. De hecho, en el Monasterio no existen porque nadie te interrumpe. Es casi tan tranquilo como si fuera un cementerio, allí cada uno está a lo suyo.
• Las interrupciones voluntarias sí se pueden evitar y ocurren porque te sientes incómodo cuando estás haciendo algo, y son una vía de escape magnífica. Lo pero de ellas es que te hacen perder la concentración durante un tiempo, y te sacan de tu foco de productividad.

Mi técnica tiene que ver con evitar las interrupciones involuntarias, y para ello nada mejor que trabajar en pequeños trozos de tiempo. Más concretamente cada 20 minutos. ¿En qué consiste esto?

Si durante una tarde normal me ponía a trabajar de forma normal, mi productividad era de 3.284 palabras. Si lo hacía con bloques de tiempo podría llegar hasta las 5.195 palabras. Una diferencia de productividad notable, casi un 58% más. Guau!

Nuestro problema es que perdemos el foco, y fuera del foco no hay productividad.

¿Cómo se trabaja en pequeños bloques de tiempo?

Es muy sencillo, lo único que debes de hacer es definir periodos de trabajo y periodos de descanso y ser más rígido que un palo con su cumplimiento. De esta forma durante los periodos de trabajo lo único que haces es trabajar intensamente en aquello que te ocupa, sin interrupciones de ningún tipo (si ocurren interrupciones involuntarias tienes que aprender a decir «no», «luego te llamo», etcétera).

Aquí te muestro mi tabla de escritura de la tarde del 9 de Octubre. Por cierto, día festivo en Valencia y que yo estaba apechugando en el Monasterio, hay que levantar este país.

Como puedes ver la productividad aumentó considerablemente, durante las 3 horas y media definí 9 bloques de 20 minutos para traducir como un poseso y 2 bloques de 15 minutos para descansar y otros menesteres. Además saqué la media de palabras por minuto para hacerlo todavía más interesante, ya sabes lo que no se mide no se puede mejorar.

Trabajar en bloques tan cortos (de 20 minutos) hace que te centres en ser productivo y en medir tu rendimiento constantemente. Esto hace que mejores sí o sí.

Aumentar la productividad en cualquier entorno es posible. Las industrias tienen un historial muy amplio de técnicas como esta para lograr que cualquier operario a pie de línea (blue collar workers) pueda aumentar su capacidad productiva. Pero lo cierto es que en entornos de oficina (white collar workers) normalmente a las personas les cuesta ser así de productivas, vemos pasar el día como el anciano que mira a una paloma sentado en un banco.

Consultamos el email, miramos esto, aquello, hablamos con un compañero, y de vez en cuando…. trabajamos manteniendo el foco. Esta mentalidad dista mucho del trabajo por bloques de tiempo, en el que la consecuencia es aumentar la productividad. Es más estresante, lo sé, pero también más productivo (hasta un 58%!) Lo dejo a tu elección.

¿Cuánto tiempo tenía para acabar este post? 50 minutos. ¿Cuánto tiempo ha pasado? 48 minutos. Es hora de ir despidiéndome. Me he aplicado el cuento.

Ahora ya conoces la técnica, utilizarla o no, está en tus manos.

Que tengas un gran día!